项目管理工具并非所有都是一样的，又或者它们不是一成不变的。项目管理软件在支持团队上，是会不断完善和改善的，也是我们工作变化无穷的本质。
你或你的团队或许已经在使用项目管理工具的了，这是个很好的开始，但你如何能知道，你是否在使用适当的工具，来帮助你和你的团队管理你们的工作的呢？
如果你仍然不被说服，保持你已经有的项目管理软件为 ，就是你工作中的一部份，那现在就要找一些时间来采用这10个，升级你现时工具的理由，并且看看这能否改变你的心态了。
1.你仍然在使用Excel
微软的Excel是出色产品，通过它的电子表格，你可以做很多的事情，它有出色的资源去收集数据、分析数据和建立基本的任务列表，但Excel有着它的限制。
要承认，有很多次，你要有额外的步骤，才能让团队成员去结束任务、或者分享文件，又或者是由于你Excel的页是独立使用的文件，这会阻碍了任何一定数量程序的事实。
项目管理软件是已经在线的了，这不只是为了你，更为了你的团队和股东，能用上强有力的电子表格工具，让整个团队都能分享。这亦意味着当团队成员更新他们的状况时，那些改变会立即更新整个系统的，Excel就不能这样做了。
2.你仍然在你的桌上管理项目
如果没有人会是个孤岛，同一格言也可以用在项目上。项目是以团队为基础的，无法使用项目组件不会有所帮助。
确实，有一些项目的部份，是完全属于项目经理或股东领域的，但当你正在结束你的桌面时，所有事情都是独立的了，同时这要花些时间和努力，把这些讯息带给所需要的人了。
有着网上项目管理的软件，无论如何，再不必有要求分享数据的时间，又或者要求提醒被分派了任务团队成员而努力了。系统会自动的发出提醒，让团队中的每个人去查看、加入状况更新，以及通过告示板俯瞰项目的进度。你可以在所有程度中，和通过每个阶段，链接上项目。
3.你的团队通常都会落后于时间表
团队是起落不定的，你的工作就是要把形势扭转，所以这就会起多于落了。但你如何可以利用传统的项目管理工具来做到的呢？你首先需要能够知道团队成员的障碍在哪里，然后迅速重新分配资源。
通过时间安排软件，这很容易一眼就看到，团队中的每个人都在做着甚么。同时由于你的项目管理软件上了网，而团队成员会实时的更新着他们的状况，你就可以看到在哪里任务比它应该和定位的，用了更长的时间。
网上的线条图是个出色安排任务和团队的方法，就如它们能给予你任务及其期间可视化的观点，并且当他们的任务有所变化时，向团队作出提醒。寻找亦可以支持任务依赖性的工具，能帮助你保证一个任务不会耽搁了整个项目。
4.你通常都会超支你的预算
你预测了项目的成本，同时预算被批准了，现在又怎样呢？你不能只是祈祷和祈求好运，屏息静气直至你 到达终点，并且一切顺利。
更佳的是要实时追踪你的开支，你就可以看到计划的预算相对实际的成本，那会让你知道你的预测是多 ，同时在你用光所有你的资金之前，据此来作出调整。